7 Gründe, warum Ihre Dokumentation Kennzahlen braucht

Ein Artikel von Dr. Markus Nickl

Blog-Beitrag vom 27.03.2018

Dr. Markus Nickl ist Geschäftsführer der doctima GmbH in Fürth. doctima analysiert und optimiert die Abläufe in Technischen Redaktionen, implementiert Software-Lösungen und unterstützt bei der Entwicklung von Content-Strategien und -Standards. Das Thema „Kennzahlen in der Technischen Dokumentation“ begeistert Markus Nickl bereits seit mehreren Jahren. Er schreibt dazu regelmäßig im doctima-Blog. In diesem Beitrag nennt er uns sieben Gründe für Kennzahlen in der Technischen Redaktion.

1 Weil Sie strategisch denken

Kennen Sie das auch? Die Anforderungen häufen sich, Sie ertrinken in Alltagsaufgaben und haben kaum Zeit zum Durchatmen. Sie müssen immer mehr arbeiten, nur um den Bestand am Laufen zu halten. Und bei all der Arbeit fällt es Ihnen schwer, sich auf das Wichtige zu konzentrieren. Genau dann ist die Zeit, sich Gedanken über Strategie zu machen – die eigene Strategie und die der Abteilung. Und zwar nicht, „obwohl“ Sie eigentlich keine Zeit dafür haben, sondern „weil“ Sie keine Zeit dafür haben. Denn noch weniger Zeit haben Sie, weiter ohne Strategie zu leben.

Was das mit Kennzahlen zu tun hat? Nun, zu einer vernünftigen Strategie gehört einiges. Endpunkt jeder durchdachten Strategie-Definition ist aber ein schlankes, aber aussagekräftiges System von Kennzahlen. Mit Kennzahlen verdichten Sie die Ziele Ihrer Strategie. Sie geben Ihnen Fokus und helfen Ihnen über Durststrecken hinweg. So wird die Umsetzung leicht und nachhaltig.  

2 Weil Ihnen Qualität wichtig ist

Ich kenne eigentlich keinen Technischen Redakteur, dem die Qualität seiner Dokumentation nicht wichtig ist. Dieses Qualitätsbewusstsein zeigt sich auch in der Arbeit – Dokumentation ist wesentlich besser als ihr Ruf.

Allerdings können viele Technische Redakteure nur schwer formulieren, worin die Qualität der Dokumentation genau besteht. Und oft fehlt ihnen auch der Überblick, wie sich die Qualität der Dokumentation entwickelt. Qualität, die sich nicht messen lässt, bleibt aber letzten Endes beliebig. Im Ernstfall wird der Qualitätsanspruch dann leicht Opfer eines Kompromisses.

3 Weil Sie den Erfolg spüren wollen

Umgekehrt gilt auch: Wer nicht misst, was er tut, kann auch keine Erfolge feiern. Denn Luft nach oben bleibt immer, auch wenn man die eigene Leistung deutlich gesteigert hat. Und es gibt kaum etwas Befriedigenderes, als die lange angepeilte Zielmarke endlich erreicht zu haben.

Messwerte können Sie entweder für eine Daueraufgabe definieren oder Sie markieren mit ihnen nur ein Etappenziel. Wichtig ist aber immer, dass Sie eine Zielgröße definieren, mit der Sie festlegen, wann Sie mit Ihrem Handeln erfolgreich sind.

4 Weil Sie andere überzeugen wollen

„Nichts ist so erfolgreich wie Erfolg,“ heißt es im Englischen. Auf das Management umgemünzt könnte man auch sagen „Nichts überzeugt so sehr wie Zahlen.“ Zahlen, Szenarien und Kosten-Nutzen-Abwägungen sind die Sprache des Managements. Mit zuverlässigen, kontinuierlich erhobenen Kennzahlen können Sie die Kapitalgeber im Unternehmen viel leichter erreichen als durch abstrakte Nutzenargumente.

5 Weil Ihr Image wichtig ist

Natürlich wissen Sie, dass Sie hocheffizient und kostenbewusst Ihre Aufgaben erledigen. Aber wissen das auch die Kolleginnen und Kollegen außerhalb Ihrer Abteilung? Auch hier gilt: Je besser Sie Ihre Leistung belegen können, desto glaubwürdiger können Sie die Leistungen Ihres Teams präsentieren. Ein Kurzüberblick im Intranet mit den Kennzahlen aus Ihren Projekten spart so manche Diskussion über Sinn und Unsinn der Technischen Dokumentation.

6 Weil im Ernstfall Zahlen zählen

Auch wenn alles glatt läuft, lohnen sich Kennzahlen – so viel zeigen die bisherigen fünf Punkte. Noch wichtiger sind gut definierte Messwerte aber im Schadensfall. Wenn Sie dann anhand gut definierter und dauerhafter Messungen nachweisen kann, dass Sie allen Sorgfaltspflichten nachgekommen sind, können Sie beruhigt durchatmen.

7 Weil Sie es können

Viele Redaktionsabteilungen scheuen den Aufwand für ein Kennzahlen-System. Sie befürchten, dass sie einen hohen Aufwand betreiben müssen, um die relevanten Zahlen zusammenzutragen. Oft ist den Redakteuren gar nicht bewusst, dass ihre Redaktionswerkzeuge die notwendigen Messwerte im Hintergrund ohnehin schon erheben. Es gilt also nur noch die eigene Strategie zu bestimmen und herauszufinden, was man dafür wissen muss. Und natürlich die Daten zugänglich zu machen. Eigentlich ein Klacks – denn für Kennzahlen sprechen mindestens sieben Punkte.

tl;dr

In diesem Beitrag nennt Dr. Markus Nickl uns sieben Gründe für Kennzahlen in der Technischen Redaktion. Ein Beispiel: „Nichts überzeugt so sehr wie Zahlen.“ Zahlen, Szenarien und Kosten-Nutzen-Abwägungen sind die Sprache des Managements. Mit zuverlässigen, kontinuierlich erhobenen Kennzahlen können Sie die Kapitalgeber im Unternehmen viel leichter erreichen als durch abstrakte Nutzenargumente.