Vorschlag für eine neue Herangehensweise ans Terminologiemanagement

Blog-Beitrag vom 05.10.2017

Klein starten, dann ausbauen

Immer mal wieder begegnen mir Kunden mit folgenden Themen in internen Terminologieprojekten:

  • Es gibt kein Budget für einen dedizierten Terminologen, „jemand kümmert sich drum“
  • Der Terminologiezirkel tagt alle ein bis zwei Wochen und kommt (manchmal auch nur gefühlt) kaum vorwärts
  • Terminologie wird aufgebaut, aber keiner weiß davon
  • Wenn eine umfangreiche Terminologiedatenbank vorhanden ist, kennen selbst die Lektoren nicht alle Vorzugsbenennungen auswendig
  • Außerhalb der Technischen Dokumentation entstehen täglich Texte voller Negativbenennungen

Das ist manchmal frustrierend.

Eine Terminologieprüfung, also die Nutzung des Datenbestands, wird erst eingeführt, wenn die Terminologie vollständig erfasst ist. Stattdessen werden die Prozesse vorab im Wasserfallmodell modelliert: Jeder wird gefragt, ein Gesamtkonstrukt muss dann alles unter einen Hut bringen. Iterative Herangehensweisen scheinen nicht die Regel zu sein. Oder es gibt bereits einen Bestand, der aber erst noch bereinigt werden soll. Es könnte sonst eine Benennung falsch hinterlegt sein.

Als Ergebnis wird über Jahre hinweg Terminologie erfasst, die quasi nicht genutzt wird. Im Sinne der Lean Production müsste man die so erstellte Terminologie als Waste bezeichnen. Und wann ist die Terminologie vollständig oder in einem ausreichenden Maße erfasst? Viele Firmen warten auf den Sankt-Nimmerleins-Tag…

Terminologie lebt und Terminologie sollte dem Realitäts-Check – der Nutzung in möglichst vielen Abteilungen – ausgesetzt werden.

Kann man die oben genannten Punkte nicht verbessern? Wie könnte ein alternatives Vorgehen aussehen?

Ich möchte den Gedanken zur Lean Production nochmals aufgreifen. Sehen Sie zu, Terminologie so schnell es geht effizient nutzen! Setzen Sie das ein, was schon da ist. Lassen Sie die Terminologie leben.

Terminologieprüfung auch mit unvollständiger Datenbank

Sie kennen eine Vielzahl von Negativbenennungen, die immer wieder von Autoren verwendet werden. Beginnen Sie sofort damit, diese Negativbenennungen zu verhindern. Sie erreichen sofort eine Qualitätsverbesserung und erste Erfolge. Die Terminologiedatenbank ist plötzlich kein Waste mehr.

Selbst wenn sich der Terminologiezirkel später für eine andere Vorzugsbenennung entscheidet, wurden in der Zwischenzeit alle Negativbenennungen vermieden. Und die Änderung des Status wird durch eine Terminologieprüfung beim nächsten Durchlauf in Echtzeit erkannt.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Dies ist kein Plädoyer gegen Terminologiezirkel. Die Abstimmungsrunden sind notwendig und wichtig. Die Nutzung der bereits abgestimmten Terminologie sollte aber nicht aufgrund der offenen Baustellen ausgebremst werden.

Nicht von fehlenden Übersetzungen und Attributen aufhalten lassen

Für eine Terminologieprüfung in Deutsch sind fremdsprachliche Benennungen irrelevant. Lassen Sie sich nicht von fehlenden Übersetzungen und Attributen aufhalten, sofern diese für die Prüfung irrelevant sind.

Zur Not tut es auch Excel

Wenn das Budget knapp ist, nutzen Sie weiter Excel. Alle mir bekannten Programme zur Terminologieprüfung können CSV-Dateien importieren.

Die Frage nach einer Terminologiedatenbank kommt dann ganz von alleine. Durch die Nutzer, z. B. durch Anforderungen an Recherche-Möglichkeiten, Vorschlagswesen oder Mitbestimmungsmöglichkeiten.

Stellen Sie die Nutzung der Terminologie sicher

Je mehr Texte auf korrekte Terminologie geprüft werden, desto höher der Mehrwert, den die Terminologiedatenbank schafft. Binden Sie also so viele Autoren wie möglich ein. Animieren Sie zur Nutzung, holen Sie sich wenn möglich Unterstützung vom Management.

Effiziente Terminologieprüfung

Sie können die Terminologieprüfung den Autoren und Lektoren überlassen. Dies hat aber zwei entscheidende Nachteile. Zum einen kennen selbst die besten Lektoren nicht alle Vorzugs- und Negativbenennungen einer umfangreichen Terminologiedatenbank auswendig. Zum anderen kostet die manuelle Prüfung viel Zeit.

Eine maschinelle Terminologieprüfung als Teil einer Autorenunterstützung erspart den Direktzugriff auf die Terminologiedatenbank bzw. Excel. Der Autor kann in seinem gewohnten Editor weiterarbeiten und muss seine Software nicht für eine manuelle Recherche verlassen. Dies minimiert den Zeitaufwand für den Autor. Tests von Congree haben gezeigt: Ohne den Einsatz der Autorenunterstützung dauern Terminologierecherche und Korrektur pro 100 Sätze im Durchschnitt 13 ½ Minuten. Mit Congree hingegen kann der Zeitaufwand auf 2 ½ Minuten verringert werden. Die Kalkulation dieses Zeitaufwands basiert auf folgenden Parametern:

  • Durchschnittlich 30,26 potenzielle Termkandidaten pro 100 Sätze
  • Durchschnittlicher Rechercheaufwand pro Term: 20 Sekunden
  • Durchschnittlicher Korrekturaufwand im Fall eines Fehlers: 15 Sekunden
  • Durchschnittliches Meldungsaufkommen: 30 %

Fazit

Lassen Sie sich nicht von Ihrer momentanen Terminologie-Situation frustrieren. Fangen Sie jetzt an, Ihre Terminologie im Unternehmen einzusetzen – es lohnt sich.

tl;dr

Eine ausführliche Abstimmung zur Erfassung der Unternehmensterminologie ist wichtig. Die Nutzung der bereits abgestimmten Terminologie sollte aber nicht aufgrund der offenen Baustellen ausgebremst werden. Auch eine Prüfung auf Basis einer noch nicht vollständigen Terminologiedatenbank bringt eine Qualitätsverbesserung und erste Erfolge.