Fünf Tipps, wie Sie topic-orientiertes Schreiben optimieren

Blog-Beitrag vom 12.03.2019

Schreiben Sie schon topic-orientiert?

Ja? Dann sind Sie vielleicht schon in Situationen gekommen, in denen „Sand im Getriebe“ war und die Bausteine am Ende kein perfektes großes Ganzes ergeben haben. Wir wollen Ihnen helfen, die entsprechenden Stolpersteine zu identifizieren und sie zu umgehen.

Und auch wenn Ihre Antwort auf die obige Frage „Nein“ lautet, können unsere Tipps spannend für Sie sein. Wer weiß, vielleicht macht unser Artikel Sie ja neugierig darauf, das topic-orientierte Schreiben selbst auszuprobieren.

1 Finden Sie heraus, wo es sprachlich klemmt

Beim topic-orientierten Schreiben klemmt es meist an drei bestimmten Stellen: Kohäsion, Kohärenz und Konsistenz.

Kohäsion

Hier geht es um den sprachlichen Zusammenhang zwischen zwei Sätzen, der durch Konjunktionen wie „und“ oder durch pronominale Wiederaufnahme hergestellt wird. Wenn ein Topic nun mit einer Konjunktion oder einem Pronomen beginnt, ist das ein Hinweis für defekte Kohäsion. Wenn Sie das Topic mit anderen zusammenfügen, ist die Gefahr groß, dass der inhaltliche Bezug unklar ist. Merke: Topics sind keine beliebigen Ausschnitte aus Fließtext, sondern müssen inhaltlich in sich geschlossen sein, damit die Wiederverwendung gelingt.

Kohärenz

Kohärenzprobleme bestehen, wenn Topics inhaltlich einfach nicht zusammenpassen. Besonders schnell passiert das, wenn Topics wiederverwendet werden, bei denen sich der Leser nicht sicher sein kann, ob der Inhalt in sich geschlossen ist. Schnell wirken Topics, die an ein solches angeschlossen werden, deplatziert, da man eine Fortführung des ersten Topics erwartet hatte. Auch hier gilt, dass Topics zur Weiterverwendung inhaltlich in sich geschlossen sein müssen.

Konsistenz

Konsistenz ist die komplexeste Stellschraube, da sie sich auf Sprache, Stil und Inhalt bezieht. Sie entsteht oft dort, wo mehrere Personen Topics erstellen, die erst im Nachhinein zusammengefügt werden. Varianten in der Schreibweise – z. B. in der Getrennt- und Zusammenschreibung –, unterschiedliche Schreibstile oder das Formulieren ähnlicher Ideen mit abweichenden Sätzen lassen die Leser irritiert zurück. In Extremfällen sind inkonsistente Inhalte komplett unverständlich. Hier gilt es, mit sprachlicher Standardisierung und Satzwiederverwendung vorzubeugen.

2 Holen Sie Andere mit ins Boot

Topic-orientierte Dokumentation ist keine Insellösung. Wenn nur die Dokumentationsabteilung mit Topics arbeitet, kommt es zum einen zu abteilungsübergreifenden Inkonsistenzen, da ja nicht auf dieselbe Basis zugegriffen wird. Zum anderen skalieren die Vorteile nicht massiv genug, weil nur ein begrenzter Teil der Textersteller von der Umstellung profitieren kann. Da die Umstellung und die dafür erforderlichen Softwarekosten und Consultingaufwände nicht unerheblich sind, scheitern Pläne oft schon an finanziellen Hürden, die man abteilungsübergreifend nicht hätte.

Daher: Schließen Sie sich über Abteilungen hinweg zusammen. Das sorgt nicht nur für einen konsistenteren Bestand an Unternehmensdokumenten, sondern auch dafür, dass Vorteile mit den aktiven Benutzern skalieren. Die Kosten steigen hingegen ab einer bestimmten Benutzeranzahl gar nicht mehr wesentlich an.

Und spezialisieren Sie Ihre Mitarbeiter durch initiale und regelmäßige Schulungen. So stellen Sie sicher, dass die Experten für die topic-orientierte Dokumentation direkt im eigenen Haus sitzen, und dass neue Mitarbeiter sich direkt in einem begeisterten und wissensvermittelndem Umfeld wiederfinden.

3 Seien Sie aufmerksam beim Übernehmen existierender Topics

Das Übernehmen von bereits existierenden Topics ist das Herzstück des topic-orientierten Schreibens. Oft passen die vorhandenen Topics gut, müssen aber inhaltlich noch ein wenig angepasst werden. Achten Sie hier besonders auf die Konsistenz, also darauf, dass das angepasste Topic sprachlich, stilistisch und inhaltlich gut zu den Anderen passt. An dieser Stelle sind einheitliche Schreibvorgaben sehr von Vorteil.

4 Binden Sie Ihren Altbestand sinnvoll ein

Wenn Sie auf Topics umsteigen, stellt sich die Frage, wie Sie mit Ihrem Altbestand umgehen wollen. Es ist auf jeden Fall wirtschaftlich sinnvoll, den Altbestand weiterzuverwenden. Dazu muss der Altbestand jedoch in Topics umgewandelt werden, was einige Fallstricke mit sich bringt – man denke an Kohäsion, Kohärenz und Konsistenz.

An dieser Stelle schadet es nicht, sich Unterstützung zu suchen. Konsultieren Sie interne oder externe Spezialisten und schauen Sie sich auch auf dem Software-Markt um. Es gibt bereits Standardlösungen zur Datenmigration. Darüber hinaus bieten auch Tools zur Autorenunterstützung in der Regel eingebaute Mechanismen zur Contentüberführung aus beliebigen Quellen in die Bausteinwelt.

5 Suchen Sie sich Unterstützung beim Anwenden von Regelwerken

Aufgrund der Vielzahl von sprachlichen Stolpersteinen müssen Redaktionsleitfäden und Terminologiedatenbank relativ umfangreich sein. Doch niemand kann sich all diese Regeln merken oder bei jedem Substantiv nachschlagen, ob es dafür vielleicht schon einen Eintrag in der Terminologiedatenbank gibt. Das ist demotivierend für die Autoren und auch die Dokumentqualität leidet.

Auch hier gilt: Sorgen Sie für Unterstützung. Geben Sie den Autoren Redaktionsleitfaden und Wörterbuch so an die Hand, dass sie die Ressourcen sich passend in ihren Arbeitsalltag integrieren können. Das kann auch in Form eines Tools zur Autorenunterstützung geschehen, das sich genau dort integrieren lässt, wo die Topics entstehen.

tl;dr

Vom Umgang mit den „drei K“ über die Migration von Altbeständen bis hin zur Anwendung von Regelwerken: Wenn Sie das Thema gut vorausplanen und sich auf die Stolpersteine einstellen, steht der topic-orientierten Dokumentation in Ihrem Unternehmen nichts im Weg und auch Sie werden sich in den Baustein verlieben.