Congree-Blog

Dieser Beitrag schildert exemplarisch, wie eine Technische Redaktion in einem Medizintechnikunternehmen arbeitet, welche Hürden sie meistern muss und welche Tools sie dabei unterstützen können.

Egal, ob Sie zu einem Unternehmen, einer Behörde oder einer NGO gehören – wir wollen in der Krise einen Beitrag zu Ihrer Arbeit in der Krisenkommunikation leisten und Sie bestmöglich unterstützen. Deshalb haben wir uns etwas überlegt: Sie können kostenfrei unsere linguistisch basierte Software zur Autorenunterstützung für Ihre Krisenkommunikation nutzen. Sprechen Sie uns einfach an.

Erst mit Change Management wird Terminologiearbeit zum Erfolg. Der erwartete technische (Datenaustausch) und wirtschaftliche (Wiederverwendung, effizientere Kommunikation) Nutzen von Terminologiemanagement erfordert eine Veränderung der unternehmensweiten Prozesse. Ein gelungener Wandel bringt weitere Vorteile. Dazu gehört z. B. eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen durch die Partizipation an der Terminologiearbeit.

Texte sollen auch zum Nachdenken anregen. Aufforderungen und Handlungsanweisungen müssen jedoch linguistisch und syntaktisch so formuliert sein, dass beim Leser nicht der Wunsch entsteht, das Publikum zu fragen oder einen Telefonjoker einzusetzen.

Wenn innerhalb eines Unternehmens viele Präsentationen erstellt werden, kommt es häufig mit der Zeit zu gestalterischem Durcheinander sowie zu unterschiedlichen Benennungen für dieselben Dinge. Beides führt im schlimmsten Fall zu unverständlichen Inhalten, die wirkungslos bleiben. Indem Sie die Präsentationen aus einem Redaktionssystem heraus erstellen und Software zur Autorenunterstützung einbinden, beugen Sie diesen Problemen vor und sorgen für einen aufgeräumten Präsentationen-Bestand.

Der Aufbau einer Terminologiedatenbank lohnt sich. Wichtig ist jedoch, dafür zu sorgen, dass die Terminologie auch korrekt verwendet wird. Nur so kann sich das volle Potenzial Ihrer Terminologiearbeit entfalten.

Im Marketing ist ein Trend in Richtung einer entspannten, einladenden Sprache zu bemerken, die Interessenten auf der emotionalen Ebene berührt und Sympathien auslöst. Der Beitrag zeigt, welche Merkmale diese Art von Marketing-Sprache hat und wie Software zur Autorenunterstützung Sie beim erfolgreichen Formulieren unterstützen kann.

Das Redaktionssystem TIM der Fischer Information Technology AG hilft Ihnen dabei, Ihre Inhalte ganz groß herauszubringen. Im Interview mit Thiemo von Gillhaußen, Leiter des Produktmanagements für das Redaktionssystem TIM, zeigen wir Ihnen, wie.

Ein essenzieller Bestandteil der internen und externen Unternehmenskommunikation ist eine praktisch und pragmatisch aufgebaute Terminologiedatenbank, die gerne zum Einsatz kommt und die Arbeit erleichtert. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, von Anfang an definierte Terminologieworkflows aufzusetzen.

Tone of Voice und Kontrollierte Sprache sind keine Gegensätze, sondern ergänzen einander. Kontrollierte Sprachen bieten ein großes Potenzial, die Merkmale einer Unternehmenssprache formalisierbar und darüber prüfbar zu machen.

Termvarianten sorgen nicht nur in der Technischen Dokumentation, sondern in der gesamten Unternehmenskommunikation für eine inkonsistente Verwendung der Unternehmensterminologie. Gerade das Deutsche bietet schier unendliche Möglichkeiten, Varianten von zusammengesetzten Wörtern, den s. g. Komposita, zu bilden. Eine effiziente Lösung ist eine maschinelle Terminologieprüfung, die Termvarianten der hinterlegten Benennungen automatisch erkennt.

Vom Umgang mit den „drei K“ über die Migration von Altbeständen bis hin zur Anwendung von Regelwerken: Wenn Sie das Thema gut vorausplanen und sich auf die Stolpersteine einstellen, steht der topic-orientierten Dokumentation in Ihrem Unternehmen nichts im Weg und auch Sie werden sich in den Baustein verlieben.

Die Nutzung einer maschinellen Terminologieprüfung bringt viele Vorteile, aber die Auswahl eines geeigneten Verfahrens kann kompliziert sein. Bei der Entscheidung sollten Sie neben dem Preis auch besonders Kriterien wie Sprachverfügbarkeit, Robustheit, Integrierbarkeit in die Arbeitsumgebung und das Vorhandensein einer guten Variantenerkennung einbeziehen.

Die Verständlichkeit eines Texts ist eines seiner wichtigsten Qualitätsmerkmale. Insbesondere für Texte, die auf Webseiten veröffentlicht werden, spielt die Verständlichkeit eine große Rolle. Denn erscheint das Gelesene nicht direkt verständlich, so ist es für den Nutzer ein Leichtes, sich die Informationen auf einer anderen Webseite zu suchen. Deshalb scheint es naheliegend, dass ein verständlicher Text nicht nur von Personen, sondern auch von Suchmaschinen wie Google für besser empfunden wird. Umso erstaunlicher ist es, dass die Textverständlichkeit als Qualitätskriterium im Bereich der Suchmaschinenoptimierung bisher kaum Beachtung findet.

Terminologiearbeit wird in vielen Unternehmen meist immer noch nur mit Technischer Redaktion und Übersetzungen in Verbindungen gebracht. Doch das sind beides Prozesse, die, betrachtet man die Meilensteine eines Produktentwicklungsprojektes, erst viel später im Rahmen eines der wichtigsten Geschäftsprozesse eines produzierenden Unternehmens, nämlich dem Produktentwicklungsprozess, ansetzen. Oft geht dabei unter, dass man mit Terminologiearbeit im Bereich Stammdaten mit weitaus effektiveren Auswirkungen – auch in ökonomischer Sicht – Standardisierung und Aufmerksamkeit im Unternehmen erzielen kann.

Technische Dokumentation richtet sich meist an ein heterogenes Publikum. In Hinblick auf den Aspekt der Teilhabe lautet die Frage: Mit wem spreche ich, wen möchte ich erreichen? Wen schließe ich gegebenenfalls aus, wenn ich nach bestimmten Parametern schreibe? Wenn Produkte „für alle“ gemacht werden, sollten auch alle Menschen die Dokumentation verstehen. Nach diesem einfachen Prinzip erscheint es logisch, Produktdokumentation auch in Leichter Sprache anzubieten.

Das Englisch indischer Autoren weist ein paar sprachliche Eigenheiten auf, die beim Leser Missverständnisse hervorrufen können. Das liegt daran, dass sich in Indien durch die besondere politische Sprachsituation eine ganz eigene Varietät des Englischen entwickelt hat. Trotz der genannten Eigenheiten des indischen Englisch wollen wir Ihnen keinesfalls davon abraten, indische Dokumentationsdienstleister für Ihre Projekte zu engagieren. Jeder Autor macht einmal Fehler. Insofern muss man sich so oder so um eine anständige Qualitätsprüfung seiner Texte bemühen.

Supportkommunikation ist eins der sprachlichen Aushängeschilder eines Unternehmens. Sprachliche Probleme können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Inhalte nicht verstanden werden oder die Kundenbindung leidet. Abhilfe kann sprachliche Standardisierung bieten. Eine maschinelle Autorenunterstützung hilft bei der Umsetzung von Schreibregeln und der Terminologie und integriert sich nahtlos in den Prozess des Support-E-Mail-Verfassens.

Dr. Markus Nickl ist Geschäftsführer der doctima GmbH in Fürth. doctima analysiert und optimiert die Abläufe in Technischen Redaktionen, implementiert Software-Lösungen und unterstützt bei der Entwicklung von Content-Strategien und -Standards. Das Thema „Kennzahlen in der Technischen Dokumentation“ begeistert Markus Nickl bereits seit mehreren Jahren. Er schreibt dazu regelmäßig im doctima-Blog. In diesem Beitrag nennt er uns sieben Gründe für Kennzahlen in der Technischen Redaktion.

Sollen MÜ-Systeme in den Übersetzungsworkflow eingebunden werden, empfiehlt es sich, bereits im Redaktionsprozess auf Authoring Tools zurückzugreifen, die eine qualitative Sprachprüfkomponente mitbringen.

Systeme zur Autorenunterstützung, die auf der maschinellen Sprachverarbeitung basieren, sind heute in Lage, zahlreiche Fehler aufzuspüren und zu korrigieren. Damit steigern sie die Effizienz bei der Texterstellung, im Lektorat und bei der Übersetzung. Allerdings sind sie kein vollständiger Ersatz für das Humanlektorat.

Von der gelungenen Kopplung von Nomen über das Zusammenhalten der Verbgruppe bis hin zur Optimierung des Imperativs: Es gibt viele Tipps und Tricks, um Texte verständlicher zu gestalten.

Eine maßgeschneiderte Markensprache kann viel bringen, z. B. Kosten senken und Einnahmen erhöhen; Identität stiften und unverwechselbar machen; oder Sie auch kreativer und innovativer machen.

Wenn Texte mit einem MÜ-System übersetzt werden, kann man die Übersetzungsqualität enorm steigern, indem man bereits die Quelltexte sprachlich optimiert. Dies kann z. B. mittels einer Software zur Autorenunterstützung geschehen.

Konsistenz kann auch „Bestand, Zusammenhalt, Geschlossenheit und In-sich-Ruhen“ bedeuten. Wenn man bedenkt, wie viele Familien an den Feiertagen zusammenkommen und wie besinnlich es zugeht, dann bekommt unser Weihnachtsgruß „Konsistente Weihnachten“ eine interessante Doppeldeutigkeit.

Die Möglichkeit, STE (Simplified Technical English) zur sprachlichen Standardisierung im Unternehmen zu etablieren, erscheint verführerisch. Es gibt dabei jedoch einiges zu beachten – z. B., dass „ein bisschen STE“ im Grunde der Konzeption des Standards als Gesamtpaket widerspricht.

Bei KI in der Content-Erstellung geht es glücklicherweise nicht um "Bad Robots", die die Texterstellung an sich reißen und Autoren überflüssig machen. Vielmehr können Autoren KI-Verfahren im Rahmen einer Autorenunterstützung selbstbestimmt einsetzen, um ihren Content zu optimieren.

Konsistenz zwischen Topics ist wichtig, wenn Content nach dem Bausteinprinzip erstellt wird. Eine Autorenunterstützung hilft Ihnen beim Wahren textueller Konsistenz.

Die Content-Landschaft eines Unternehmens gleicht in vielerlei Hinsicht einem herbstlichen Garten. Beide bedürfen Pflege und Wildwuchs-Kontrolle. Für die Content-Landschaft kommt als Werkzeug eine Lösung zur Autorenunterstützung infrage.

Auch Content-Ersteller in der Journalismusbranche können von einer Software zur Autorenunterstützung profitieren. Die Textqualität wird optimiert und so mancher unfreiwillig komische "Patzer" kann vermieden werden.

Von der Kunst, seine Leser nicht abzuhängen. Unverständliche Texte verfehlen ihr Ziel und machen damit zeitliche und finanzielle Aufwände der Texterstellung zunichte. Umso wichtiger ist es, die Verständlichkeit der eigenen Texte auf den Prüfstand zu stellen und ggf. zu optimieren.

Empathisches Design erfordert, sich in den Anwender hineinzuversetzen und zwischen den Zeilen zu lesen. Empathisches Design ist nicht immer einfach und auch nicht billig, aber es lohnt sich.

Eine ausführliche Abstimmung zur Erfassung der Unternehmensterminologie ist wichtig. Die Nutzung der bereits abgestimmten Terminologie sollte aber nicht aufgrund der offenen Baustellen ausgebremst werden. Auch eine Prüfung auf Basis einer noch nicht vollständigen Terminologiedatenbank bringt eine Qualitätsverbesserung und erste Erfolge.

Die tekom-Leitlinie "Regelbasiertes Schreiben" ist kein fertiger Redaktionsleitfaden, mit dem Unternehmen direkt starten können. Vielmehr bietet er eine breite Grundlage zur Auswahl geeigneter Regeln für einen eigenen Redaktionsleitfaden.

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, was unsere Sprache alles über uns verrät? Ich meine damit nicht unsere Muttersprache oder unseren Dialekt, sondern die Art, wie wir sprechen. Die Worte, die wir dabei verwenden, die Länge und die Komplexität unserer Sätze und die sprachliche Korrektheit.

Content ist in aller Munde. Und man ist sich einig: Um wahrgenommen zu werden, muss man am Ball bleiben. Aktuell bleiben, nichts verpassen, alle Kanäle bedienen. Marketing-Inhalte werden geschrieben, als Pressemeldung publiziert, in Print-Form gebracht, getwittert … Auch in der Technischen Dokumentation sind die Zeiten der alleinstehenden gedruckten Anleitung vorbei. Druckformate stehen neben Onlinehilfen, Release Notes, Produktvideos, technischen Newslettern. Die Übergänge zwischen Marketing und Technischer Dokumentation sind mitunter fließend, klar ist: Der Content muss „unter die Leute“. Hand aufs Herz: Als Technischer Redakteur oder Marketingmitarbeiter kommt man sich manchmal vor wie eine Content-Maschine.

In zahlreichen Gesprächen mit Kunden wurde für mich in 2017 deutlich, wie sehr die digitale Transformation die Unternehmen weltweit erfasst hat. Im Zentrum der digitalen Transformation stehen Informationen. Informationen sind der Schmierstoff der digitalen Revolution.