Werknormen und ihre Erstellung

Einleitung

Wir alle kennen DIN- und ISO-Normen. Also Normen, die von nationalen oder internationalen Normungsgremien für die allgemeine Nutzung erstellt werden. Sehr viel weniger bekannt sind Werknormen, die von Unternehmen für die interne Nutzung erstellt werden.

Es gibt zwar schon viele Normen, wer würde das bezweifeln? Aber nicht immer entsprechen sie den Vorstellungen der Unternehmen. Oder sie decken spezielle Themen nicht ab. Oder sie gehen nicht weit genug. Oder, oder, oder.

Aus diesen Gründen erstellen die jeweiligen Spezialisten im Unternehmen Werknormen, die für die internen Abläufe und für Lieferanten und Dienstleister bindend sind. Bei Volkswagen zum Beispiel mehrere Tausend.

Norm für Normen: DIN 820

Unter den vielen DIN-Normen gibt es eine, die sich quasi mit sich selbst beschäftigt. Die DIN 820 regelt die Grundsätze der Normungsarbeit, der Teil 2 der DIN 820 speziell den Aufbau, die Abfassung und Gestaltung von Normen.

Die Ersteller von Werknormen bewegen sich also nicht im luftleeren Raum, sondern haben mit der DIN 820 eine vorgegebene Richtschnur.

Dokumentformat XML

In der Technischen Dokumentation, also bei Betriebsanleitungen, Serviceinformationen und ähnlichen Dokumenten spielt das Format XML eine wichtige Rolle. Es vereint eine ganze Reihe von Eigenschaften, die für die Erstellung Technischer Dokumentation von großer Bedeutung sind:

• XML ist ein internationaler Standard. XML-basierte Dokumente sind damit system- und herstellerunabhängig.
• XML-Dokumente sind regelbasiert (DTD oder XML-Schema). Das sorgt für Einheitlichkeit und erlaubt die automatische Weiterverarbeitung.
• XML-Dokumente enthalten kein Layout. Erst bei der Ausgabe (Formatierung) wird ein passendes Stylesheet zugesteuert. Dies garantiert einheitliches Layout, große Flexibilität bei Layoutänderungen und erlaubt unterschiedliche Ausgabeformen.
• XML erleichtert die Übersetzung. Das sonst übliche manuelle Layouten nach der Übersetzung entfällt.
• XML ermöglicht die Auszeichnung bestimmter Inhalte gemäß ihrer Semantik, z. B. „Anwendungsbereich“ oder „Sicherheitshinweise“. Entsprechend sind die Dokumente anschließend programmatisch auswertbar.

DIN und XML

Beim DIN liegen heute alle Normen im Format XML vor (Quelle: Abschluss des Projekts XML100, DIN-Mitteilungen, März 2018 ). XML erleichtert einerseits den internen Umgang bei der Erstellung der Normen. Andererseits schafft es die Voraussetzungen dafür, die Normen in digitaler Form für unterschiedliche Nutzungsanforderungen bereitstellen zu können. Beispielsweise für eine vermehrte Online-Nutzung oder die Nutzung auf mobilen Endgeräten (Quelle: Die XML-Datenbank der DIN-Gruppe, DIN-Mitteilungen, November 2016).

Werknormen mit XML

Was für DIN-Normen richtig ist, kann für Werknormen nicht ganz falsch sein. Auch in den Unternehmen muss es darum gehen, die Erstellung der Werknormen zu erleichtern. Weiterhin wandeln sich - nicht zuletzt im Zuge der allgemeinen Digitalisierungswelle - auch in den Unternehmen die Anforderungen an Zugriff und Nutzung von Werknormen.

Nach unseren bisherigen Erfahrungen werden Werknormen hauptsächlich mit klassischen Textverarbeitungssystemen, vornehmlich Microsoft Word, erstellt. Die Publikation erfolgt im Format PDF. Dies beschränkt die zukünftigen Nutzungsmöglichkeiten der Werknormen erheblich. Für einen Online-Zugriff, ggf. von einem mobilen Endgerät aus, ist PDF nicht optimal. Die programmatische „Auswertung“ der Werknormen, etwa nach allen darin referenzierten weiteren Normen, ist nicht möglich.

Einen vorhandenen Bestand an Werknormen auf XML umzustellen geht nicht von heute auf morgen. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig den Grundstein zu legen, um die wertvollen Inhalte der Werknormen auf eine zukunftssichere Grundlage zu stellen.

Wir haben bereits vor über zehn Jahren bei VW die Anwendung zur Erstellung von Werknormen von Microsoft Word auf XML umgestellt. Seitdem hat VW sukzessiver alle Normen in das neue Format XML gebracht und verfügt nun über eine optimale Grundlage für die digitale Nutzung der Werknormen im Unternehmen.

Mit den Erfahrungen des VW-Projekts und angelehnt an die DIN 820, Teil 2 haben wir mit „DOSCO Werknorm“ eine fertige Anwendung zur Erstellung von Werknormen entwickelt.

Terminologie und Inhaltsoptimierung

Wie bei allen Arten Technischer Dokumentation spielt auch bei Werknormen die Terminologie eine wichtige Rolle. Korrekte und einheitliche Bezeichnungen innerhalb der Werknormen, aber auch im größeren Rahmen innerhalb des Unternehmens vermeiden Fehler, Missverständnisse und erleichtern das Verständnis.

Dazu trägt auch eine klare Sprache bei, die beispielsweise eindeutig unterscheidet zwischen zwingenden Vorgaben (muss), Empfehlungen (kann) und rein erläuternden Inhalten.

Werkzeuge wie Congree bieten hier wertvolle Unterstützung. Sie fragen sich, wie sich diese Unterstützung gestaltet? Das zeigen wir Ihnen am 25. Februar 2021 ab 15 Uhr in unserem gemeinsamen Webinar "Werknormen mit XML – zukunftssicher und sprachlich optimiert mit Congree". Melden Sie sich hier kostenfrei an.