Dokumentationen für Medizinprodukte werden unternehmensweit in verschiedenen Abteilungen erstellt – sogar über Landesgrenzen hinweg. Eine verbindliche Firmenterminologie ist daher essenziell, damit alle im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen. Ein konsistentes Wording der Unterlagen macht die Inhalte nicht nur leicht verständlich und das Produkt somit anwender- und patientensicher. Es sorgt auch für die erforderliche Normenkonformität.
Ziel eines strukturierten Terminologiemanagements ist es, sämtliche Benennungen in den Produktgruppen unternehmensweit zu vereinheitlichen und fachübergreifend verpflichtend festzulegen – für eine einheitliche Firmensprache. Wie dies schnell und reibungslos gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Step 1: Terminologie effizient aufbauen und übersetzen
Terminologiemanagement ist Aufgabe eines geschulten Fachterminologen. Denn ohne jegliche Erfahrung gestalten sich Aufbau und Pflege einer Terminologiedatenbank aufwändig und fehleranfällig. Die gute Nachricht ist: Es gibt effiziente Mittel, den Findungsprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen.
So filtern die Sprachexperten von Transline anhand einer Terminologieextraktion „Termkandidaten“ aus bestehenden Dokumentationen heraus, zusammen mit den dazugehörigen Kontextsätzen. Dies geschieht toolgestützt, schnell und kostengünstig. Im zweiten Schritt nehmen qualifizierte Terminologen die Benennungen genau unter die Lupe, bereinigen und vereinheitlichen die Liste. Zuletzt übertragen kundenspezifische Stammübersetzer die ausgangssprachliche Terminologie präzise und fehlerfrei in die relevanten Zielsprachen. In einer Terminologiedatenbank festgehalten, ist das Ergebnis für alle Beteiligten im Tagesgeschäft zugänglich und sorgt für eine konsistente Corporate Language.
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In diesem Beitrag lesen Sie, welche sicherheitsrelevante Rolle die sprachliche Konformität auf internationaler Ebene spielt. Erfahren Sie, welche Werkzeuge Ihnen helfen, die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehört der Einsatz professioneller Autorensoftware, aber auch Sprachdienstleistungen und Terminologie-Tools, die für Struktur und Sicherheit bei der Internationalisierung sorgen.
Step 2: Terminologie normenkonform einhalten
Auf Wunsch hinterlegen die Linguisten von Transline die freigegebene Terminologie für Kunden unkompliziert im Congree Authoring Server: Die Software unterstützt Autoren effizient beim regelbasierten Schreiben. Da es gerade in der Medizintechnik wichtig ist, erprobte, normenkonforme Prozesse beizubehalten, passt sich Congree der Arbeitsweise des Autors an und unterstützt im gewohnten Editor dezent im Hintergrund, ohne bestehende Arbeitsabläufe durcheinanderzubringen.
Die Terminologiekomponente in Congree liefert Definitionen und Verwendungshinweise zu medizinischen wie technischen Fachbegriffen – inklusive Vorzugsbenennungen, erlaubten Benennungen und Negativbenennungen, also Formulierungen und Begriffe, die Autoren auf keinen Fall verwenden sollen. Das können rechtlich kritische Begriffe sein – aber auch missverständliche oder uneindeutige Formulierungen werden ermittelt. So lässt beispielsweise die Formulierung „signifikante Erhöhung der Leistung“ aufgrund ihrer Ungenauigkeit Interpretationsspielraum zu und ist daher zu vermeiden.
Step 3: Terminologie unternehmensweit integrieren
Bei der regelbasierten Sprachprüfung des Authoring Servers stehen allen Autoren vordefinierte Schreibregeln bereits beim erstmaligen Arbeiten mit Congree zur Verfügung. Unternehmens- sowie branchenspezifische Vorgaben können individuell ergänzt werden. Das ist insbesondere in der Medizintechnik von Bedeutung, wenn es auf die korrekte Terminologie für die Risikoanalyse oder Zulassungsdokumente ankommt. Terminologische Konsistenz und bessere Verständlichkeit sind objektiv messbar und sorgen für regelkonforme, rechtssichere Texte. Ein weiterer Vorteil: Einmal erstellter und freigegebener Content kann in Zukunft mit einem Klick übernommen und wiederverwendet werden.
In einem abteilungsübergreifend eingerichteten Terminologiezirkel bringen Mitarbeiter aller Unternehmensbereiche Ideen und Vorschläge für kontinuierlich optimierte Firmenterminologie ein. Dies steigert die firmenweite Akzeptanz von Terminologiearbeit und sorgt für ein einheitliches Sprachverständnis. Die Fachterminologen von Transline begleiten die Gründung eines solchen Gremiums und fungieren als kompetente Prozessbegleiter und Wissensgeber.
Nur wenn es gelingt, Terminologiearbeit und Schreibregeln im Unternehmen dauerhaft zu etablieren, lässt sich die Qualität Ihrer Dokumentation nachhaltig steigern. Wie sich eine einheitliche Corporate Language für Ihr Unternehmen langfristig bezahlt macht und Aufwände reduziert, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag von Transline und Congree – oder vereinbaren Sie ganz unkompliziert ein Beratungsgespräch mit unseren Experten: