Mehr herausholen aus Präsentationen mit Congree und SCHEMA ST4

Blog-Beitrag vom 10.12.2019

Wer einen Foliensatz mit PowerPoint erstellt, kann sich dazu verleiten lassen, Inhalte auf die kreative Art zusammenzuzimmern. Die technischen Möglichkeiten hierzu in den Präsentationsprogrammen wie PowerPoint sind vielfältig und dem Wildwuchs lassen sich kaum Grenzen setzen. Obwohl für jeden Folientyp eigens Vorlagen im Corporate Design hinterlegt sind, setzt sich manches Mal in verblüffender Weise die schöpferische Energie durch. Mangels Übersichtlichkeit in den Dateiverzeichnissen prüfen die Folienkünstler*innen nicht, ob aus anderen Präsentationen kopierte Texte und Bilder noch auf dem aktuellen Stand sind.

Eine bunte Foliensammlung entsteht. Schon gedeiht ein wildes Gemenge an Präsentationen in der Schulungs- oder Vertriebsabteilung.

Präsentationen: Teil der Außenwirkung

Wenn nur eine einzige Präsentation zum Einsatz kommt, fallen Abweichungen von Corporate Design und Corporate Language wahrscheinlich den Wenigsten auf. Sobald mehrere Foliensätze im Umlauf sind, hinterlassen die Unterschiede einen unprofessionellen Eindruck. Mit Sicherheit problematisch sind „unruhige“ Folien mit gestalterischem Durcheinander sowie unterschiedlichen Benennungen für dieselben Dinge. Beides führt im schlimmsten Fall zu unverständlichen Inhalten, die wirkungslos bleiben. Und veraltete Inhalte bedeuten schlichtweg Fehlinformationen.

Mit Glück kann jemand die immense Zeit fürs Ordnung-Machen aufwenden, noch bevor es so weit kommt. Dieses Glück ist allerdings leider selten.

PowerPoint aus dem Redaktionssystem

Hier kommt der Lösungsansatz der doctima GmbH ins Spiel: die Produktion von PowerPoint-Präsentationen aus einem Redaktionssystem, konkret aus SCHEMA ST4. Im Allgemeinen kann jeder in dem Redaktionssystem gespeicherte Inhalt – ob multimedial, ob Datenblatt oder Textfragment – als eigener Baustein verwaltet werden. Dank unserer Lösung können Bausteine jetzt auch für Präsentationsfolien zusammengestellt und ausgegeben werden.

Das moderne Informationsmanagement hält also bei Ihren PowerPoint-Präsentationen Einzug. Sie genießen alle damit verbundenen Vorteile:

  • Schon übersetzte Texte stehen auch zur Ausgabe in Folien bereit.
  • Sichergestellt ist, dass nur aktuell freigegebene Inhalte und Layouts produziert werden.
  • Durch Wiederverwendung entfällt die Pflege mehrfach erstellter Inhalte.

Zusätzlich können Sie neben Ihren eigenen PowerPoint-Designs auch die Designs Ihrer Schwester- oder Tochterfirma integrieren und auf Knopfdruck den richtigen Foliensatz erzeugen. Oder Sie zu nutzen zu unterschiedlichen Produkten derselben Produktlinie die Variantensteuerung des Content Management Systems und sparen sich so doppelten Aufwand.

Für die Abwechslung beim Präsentieren lässt sich im Übrigen weiterhin sorgen: Der User steuert, für welche Folie welches Layout erzeugt wird. Allerdings wird der Kreativität ein Rahmen gesetzt. Welche Folientypen den Nutzern standardmäßig angeboten werden, entscheiden Sie. Willkürliche Formatierungsexzesse haben damit ein Ende.

Kontrollierte Sprache für Präsentationen

Die Einbindung der PowerPoint-Lösung von doctima in das Standard-System von SCHEMA ST4 ist so unkompliziert wie die Nutzung von Congree für Präsentationen: Mitarbeitende der Redaktion öffnen den Folieninhalt im Editor, aktualisieren, prüfen mit Congree, korrigieren und speichern. Congree in SCHEMA ST4 auch zu diesem Zweck zu verwenden, ist nicht nur simpel, sondern bringt auch enorme Vorteile mit sich. Mit seiner Terminologiekomponente, der Sprachprüfung und dem Authoring Memory sorgt Congree dafür, dass Ihr Tone of Voice ab sofort auch in Vertriebs- und Schulungspräsentationen eingehalten wird.

Neben dem Stil werden auch Rechtschreibung, Grammatik und Terminologie Ihrer Präsentationen geprüft. Congree vermeidet die Benennungsvielfalt, indem es den einheitlichen Gebrauch von Worten bzw. Benennungen kontrolliert. Dadurch reduzieren sich die Übersetzungskosten für PowerPoint-Folien, die in mehr als einer Sprache bereitgestellt werden müssen. Gleichzeitig erhöht sich die Konsistenz der Texte und damit ihre Verständlichkeit.

Die auf solche Weise genormte Sprache stellt für Unternehmen ein hohes Gut dar, auch und besonders für die Schulungsdidaktik.

Fazit

Durch das das Trio Congree – Redaktionssystem – PowerPoint lässt sich also einiges mehr aus Ihren Präsentationen herausholen. Und Redakteur*innen in SCHEMA ST4 können dies aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus tun. Das ist etwas anderes, als (scheinbar) kreative Folien zu erstellen. Es macht jedoch tatsächlich auch viel Spaß. So entwickelt sich vielleicht bald eine neue Generation an Folienkünstlerinnen und -künstlern – mit Sicherheit jedoch ein aufgeräumter Präsentationen-Bestand.

Die Autorin

Romy Stauch ist Technische Redakteurin und seit 2016 bei der doctima GmbH. Sie unterstützt dort Kunden im Informationsmanagement sowie bei Prozessen und entwickelt im XML-Umfeld.

tl;dr

Wenn innerhalb eines Unternehmens viele Präsentationen erstellt werden, kommt es häufig mit der Zeit zu gestalterischem Durcheinander sowie zu unterschiedlichen Benennungen für dieselben Dinge. Beides führt im schlimmsten Fall zu unverständlichen Inhalten, die wirkungslos bleiben. Indem Sie die Präsentationen aus einem Redaktionssystem heraus erstellen und Software zur Autorenunterstützung einbinden, beugen Sie diesen Problemen vor und sorgen für einen aufgeräumten Präsentationen-Bestand.