Terminologieworkflows in Unternehmen

Blog-Beitrag vom 28.05.2019

Die Terminologielehre ist ein fester Bestandteil des Studiums eines zukünftigen Übersetzers oder Terminologen. Es gibt schon seit 1979 die Norm DIN 2336 zur richtigen Darstellung von Einträgen in Fachwörterbüchern und Terminologiedatenbanken. 1992 wurde zudem die Norm DIN 2342 mit den Grundbegriffen für die Terminologielehre und Terminologiearbeit veröffentlicht. Warum also muss das Thema immer wieder behandelt werden?

International aufgestellte Unternehmen wissen in der Regel zwar, wie wichtig eine festgelegte Firmenterminologie ist, aber viele haben noch immer keinen definierten Terminologieprozess bzw. Terminologieworkflow.

In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie einen Terminologieprozess definieren und wann der richtige Zeitpunkt im Übersetzungsprozess ist, um die Terminologieeinträge zu erstellen.

Es werde Licht … oder Chaos

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen, nennen wir es Lumos, entwickelt eine neue Schreibtischlampe. Der Entwicklungsname lautet LED Tischleuchte AB485-01. Die kreative Marketingabteilung kann mit diesem sperrigen Begriff nicht viel anfangen und tauft die Lampe Lumos Clarus. Die Technische Dokumentation unterscheidet zudem zwischen Energiesparlampen, Halogenlampen, LED-Lampen und Leuchtstoffröhren. Diese gibt es als Wandleuchten, Deckenleuchten, Stehlampen, Deckenfluter, Tischleuchten und Bodenleuchten. Unsere Lumos Clarus wird in fünf verschiedenen Farben produziert, die jeweils über die letzte Ziffer des Entwicklungsnamens entscheiden.

Sie merken, wie schnell man in einer solchen Situation den Überblick verlieren kann. Würden zudem die verschiedenen Bauteile der Lampe berücksichtigt werden, wäre das Chaos komplett.

Wenn ein Fachbegriff einmal falsch übersetzt wird, kostet es viel Zeit und Geld, den Fehler in allen Texten zu beheben. Denn zu diesem Zeitpunkt wurde er womöglich schon in einer Vielzahl von Ressourcen verwendet, seien es Dokumentationen, Bedienungsanleitungen, Websites, E-Books, Webinare, E-Mails etc.

Eine inkonsistente Terminologie verzögert nicht nur die Produkteinführung in neuen Märkten, sondern verschlechtert auch die externe und interne Kommunikation und führt zu Missverständnissen. Als Resultat werden sowohl die Mitarbeiter als auch die Kunden unzufrieden sein.

Was passieren kann, wenn ein Unternehmen keine Terminologiearbeit durchführt, und wie Sie dem entgegen wirken können, wird im Artikel „Liegen Ihnen die Wörter auf der Zunge“ von Across Systems erläutert.

Terminologiearbeit: Prozesse definieren

Bevor mit der eigentlichen Terminologiearbeit begonnen wird, müssen fünf wichtige Fragen beantwortet werden:

  1. Welche Ziele sollen dank der Terminologiearbeit erreicht werden? Terminologiearbeit ist ein langer Prozess, dem man sich gewissenhaft widmen muss, damit er fruchtet. Versuchen Sie nicht, alle Produktnamen in sämtlichen Sprachen auf einmal zu bearbeiten. Fangen Sie klein an, damit das Team Erfahrungen sammeln kann.
  2. Welche Zielgruppen wollen Sie erreichen? Wie viele unterschiedliche Begriffe braucht es für ein Produkt?
  3. Wer wird für die Terminologiearbeit verantwortlich sein? Muss das Unternehmen einen oder mehrere Terminologen einstellen? Übernehmen die bisherigen Übersetzer die Fachbegriffe oder braucht es auch hier zusätzliche Mitarbeiter? Kann das Projekt von einem externen Partner durchgeführt werden (Stichwort Sprachdienstleister)?
  4. Soll die Terminologiedatenbank benennungsorientiert oder begriffsorientiert aufgebaut werden?
  5. Welche Informationen sollen in den Terminologieeinträgen vorhanden sein? Genügen die Definition, die Übersetzung, das Fachgebiet und die Verwendung?

Der richtige Zeitpunkt: Wann Terminologieeinträge erstellen?

Es gibt im Wesentlichen vier Zeitpunkte, in denen die Terminologieeinträge erstellt werden können: während der Planungs- und Entwicklungsphase, während der Quelltexterstellung, während der Übersetzung und nach der Übersetzung.

Die Erfassung der Terminologie während der Produktentwicklung ist theoretisch die beste Option. Die Fachbegriffe wären von Anfang an klar und es würden viele Missverständnisse entlang der Product-Roadmap verhindert werden. Das Problem dabei ist, dass zu diesem Zeitpunkt meist noch zu viele Fragezeichen rund um das Produkt bestehen. Außerdem kann in dieser Phase die Terminologieerfassung nur manuell erfolgen.

Praktisch ist es sinnvoller, die Terminologie während der Quelltexterstellung final festzulegen. Anschließend wird sie automatisch mittels einer Schnittstelle zwischen der Autorenunterstützung und der Terminologiedatenbank im System eingepflegt. Die Übersetzer können dann die Einträge in die entsprechende Sprache übertragen und somit die folgenden Übersetzungsaufträge leichter bearbeiten.

Es besteht auch die Möglichkeit, die Terminologieeinträge während eines laufenden Auftrags zu übersetzen. Sprich: Wird dem Übersetzer in einem Segment ein Term angezeigt, der noch nicht übersetzt wurde, kann er diesen in die Datenbank einpflegen. Während der Korrektur wird anschließend geprüft, ob die Übersetzung richtig ist. Nach der finalen Freigabe seitens des Terminologen kann der Fachbegriff beim nächsten Auftrag verwendet werden.

Wenn ein Terminologe im Unternehmen arbeitet, ist es nicht produktiv, die Terminologieeinträge in der Quellsprache erst während der Übersetzung zu erstellen. Es kann jedoch ein sinnvoller Workflow sein, wenn der Übersetzer die Einträge sowohl in der Quellsprache als auch in der Zielsprache erstellen soll.

Erst nach der Übersetzung anfangen die Terminologiedatenbank zu pflegen, kommt vor allem für Unternehmen infrage, die erst spät ein Terminologiesystem eingeführt haben. Sie verfügen über eine Vielzahl von Quelltexten mit den entsprechenden Übersetzungen und der „versteckten“ Terminologie. Diese kann nach der Einführung des Terminologiesystems halb automatisch extrahiert werden. Halb automatisch, weil manuell geprüft werden muss, ob die Vorschläge des Systems und die entsprechenden Übersetzungen korrekt sind. Im Anschluss müssen die Einträge mit der notwendigen Information angereichert werden (Bild, Synonyme, Verwendungszweck etc.).

Fazit

Ein essenzieller Bestandteil der internen und externen Unternehmenskommunikation ist eine praktisch und pragmatisch aufgebaute Terminologiedatenbank, die gerne zum Einsatz kommt und die Arbeit erleichtert. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, von Anfang an definierte Terminologieworkflows aufzusetzen. Der ideale Zeitpunkt, um die Terminologiearbeit durchzuführen, ist während der Quelltexterstellung. Zu diesem Zeitpunkt können die Benennungen einfacher etabliert werden. Außerdem kann ein Unternehmen den Übersetzern die definierte Terminologie in der Quellsprache zur Verfügung stellen, damit sie die Einträge übersetzen können. Die großen Vorteile: Die Übersetzung wird einfacher, Fragen und Korrekturschleifen werden minimiert, die Time-to-Market wird verkürzt, die Textverständlichkeit und die Kundenzufriedenheit wird gesteigert.

tl;dr

Es ist wichtig, von Anfang an definierte Terminologieworkflows aufzusetzen. Der ideale Zeitpunkt, um die Terminologiearbeit durchzuführen, ist während der Quelltexterstellung.