Congree Authoring Memory
Kosteneinsparung durch Wiederverwendung

Autovervollständigung beim Schreiben

Ein Authoring Memory ist, vereinfacht gesagt, eine Datenbank mit Texteinheiten in einer Sprache. Technisch wird dafür eine Übersetzungsdatenbank, ein Translation Memory, verwendet. 

Wenn der Autor den Anfang eines Satzes schreibt, wird im Authoring Memory nach Inhalten gesucht, die mit denselben Anfangswörtern starten oder diese Wörter zumindest enthalten. Diese Funktion bietet dem Autor eine Autovervollständigung, die bereits geprüfte und möglicherweise übersetzte Texte zur Verfügung stellt. 

Wiederverwendung von Sätzen

Das Fenster für Authoring Memory präsentiert dem Autor für jeden Satz des aktuellen Dokuments die ähnlichsten Sätze im Memory, wobei Unterschiede deutlich hervorgehoben werden. Zusätzlich zeigt das Fenster für alle Sätze im Memory, in wie vielen Sprachen sie bereits übersetzt wurden. 

Der Matching-Report ermöglicht ein komfortables Filtern, um gezielt jene Sätze in einer Batch-Prüfung zu identifizieren, die eine Übereinstimmung von nahezu 100 % im Memory aufweisen. 

Übersetzungskosten reduzieren

Übersetzungskosten spart man an der Quelle. Wenn ein Unternehmen seine Inhalte in 30 Sprachen publiziert, spart die Verwendung eines bereits übersetzten Satzes die Übersetzung in 30 Sprachen. Im Alltag ist es aber meist so, dass statt hoher Wiederverwendungsraten vielmehr immer neue Varianten von Inhalten erzielt werden. Varianten entstehen, wenn Inhalte neu verfasst werden, aber sprachliche Abweichungen zu bestehenden Sätzen bestehen. Es kann sich z. B. um folgende Phänomene handeln: Abkürzungen, Leerzeichen, Satzzeichen, sprachliche Fehler, Formulierungsvarianten oder inkonsistente Terminologie. 
Ein Praxisbeispiel für eine gelungene Reduktion von Variantenvielfalt stammt von der Daimler AG. Beim Aufbau eines Authoring Memorys konnte der initiale Bestand von 750.000 Sätzen durch das Ausmerzen von unnötigen Varianten auf 122.000 Sätze reduziert werden. Durch den Einsatz des Authoring Memory und einer korrespondierenden Funktion zum Verwalten von Sätzen wird die Variantenvielfalt weiter reduziert (siehe https://www.congree.com/wissen/halbzeit-ohne-verschnaufpause).  

Aufbau des Authoring Memory

Es existieren verschiedene Ansätze, um das Authoring Memory bei der Erstnutzung von Congree UCC zu füllen. Manche Firmen bevorzugen es, mit einem leeren Authoring Memory zu beginnen, da sie die angemessene Content-Qualität für die Einträge erst nach der Implementierung von Congree UCC erwarten. Andere Unternehmen wiederum ziehen es vor, bereits frei gegebene Inhalte zu verwenden, um das Authoring Memory zu initialisieren. Dies kann Elemente aus einem Translation Memory, einem Redaktionssystem (CMS) oder eine selektierte Sammlung von Dokumenten beinhalten. Die für den Import vorgesehenen Inhalte können entweder einer vollautomatischen oder einer semiautomatischen Datenbereinigung unterzogen werden, um eine hohe Qualität der Einträge sicherzustellen. 

Fortlaufende Befüllung

Auch im laufenden Betrieb gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, das Authoring Memory mit neu entstandenen Inhalten zu befüllen. Die entsprechenden Optionen können von den Plattformadministratoren eingestellt werden. Autoren können beispielsweise neue Sätze direkt aus ihrer Schreibumgebung in das Memory übernehmen. Diese Möglichkeit wird als Hive Authoring bezeichnet. Die Funktion Congree Gatekeeper wird dabei genutzt, um Sätze automatisch abzulehnen, die vorab definierte sprachliche Mängel aufweisen. Die Befüllung kann auch durch einen automatischen Prozess erfolgen, der mit der Freigabe im CMS oder einer ersten Übersetzung im Translation Management System verknüpft ist. Die umfangreichere Methode ist der Sentence Life Cycle Workflow, bei dem alle neuen Sätze einer Gruppe von Content Supervisors im Congree Data Grooming Modul zur Genehmigung vorgelegt werden. 

Abteilungs- und Toolübergreifender Zugriff

Ein Authoring Memory kann auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen unterstützen. Oftmals arbeiten die Abteilungen, z. B. Technische Dokumentation, Training oder Support, mit unterschiedlichen Werkzeugen, würden aber gerne auf die Inhalte der anderen Abteilung zugreifen können. Durch eine Authoring Memory-Software, die sich in vielen verschiedenen Programmen zur Texterstellung nutzen lässt, wird der gemeinsame Zugriff möglich. 

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Anwendungsbereiche jenseits der Kosteneinsparung durch Wiederverwendung

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