Tone of Voice und Terminologie in der Krisenkommunikation

Einleitung

Während der Corona-Pandemie 2020 wird Krisenkommunikation zu einem ständigen Begleiter im Alltag. Sie bestimmt einen Großteil der öffentlichen Kommunikation.  

Im Mittelpunkt der Krisenkommunikation steht, vereinfacht ausgedrückt, das Vermitteln von Informationen, Verhaltensregeln, Anweisungen und Empfehlungen etc. rund um die Krise. Dabei ist kommunikatives Feingefühl gefragt, da Krisenkommunikation in der Regel die Emotionen der Rezipient*innen anspricht. 

Für die konkrete Kommunikationspraxis soll das Whitepaper einen bisher wenig beachteten Faktor der Kommunikation beleuchten: den so genannten Tone of Voice, auch Tonalität genannt. Außerdem wird dargestellt, warum Terminologie gerade in Krisenzeiten ein wichtiger Kommunikationsfaktor ist.

Definition und Abgrenzung

Krise 

Der Krisennavigator der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel bezeichnet folgende Ereignisse als Krisen:  

„Interne oder externe Ereignisse, durch die akute Gefahren drohen für Lebewesen, für die Umwelt, für die Vermögenswerte oder für die Reputation eines Unternehmens bzw. einer Institution. Unterschieden werden drei Arten von Krisen: Bilanzielle Krisen ("Pleiten"), kommunikative Krisen ("Skandale") und operative Krisen ("Störungen").“ (Quelle)

Das Glossar des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) beinhaltet folgende Definition: 

„Vom Normalzustand abweichende Situation mit dem Potential für oder mit bereits eingetretenen Schäden an Schutzgütern, die mit der normalen Ablauf- und Aufbauorganisation nicht mehr bewältigt werden kann, sodass eine Besondere Aufbauorganisation (BAO) erforderlich ist.“ (Quelle)

Krisenkommunikation 

Das bereits weiter oben erwähnte BBK definiert Krisenkommunikation als “Austausch von Informationen und Meinungen während einer Krise zur Verhinderung oder Begrenzung von Schäden an einem Schutzgut“. Zu diesem Austausch zählt auch eine „klare Zuordnung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten“ sowie eine „klare Kommunikationslinie für ein inhaltlich und argumentativ einheitliches Auftreten“ beinhaltet. (Quelle)

Abzugrenzen ist diese Definition von Krisenkommunikation im wirtschaftlichen Sinne: “Krisenkommunikation ist der Teil des Krisenmanagements, der der Einflussnahme auf weiche Faktoren (harte und weiche Faktoren) dient [,] um Unternehmenskrisen zu verhindern oder zu bewältigen.” (Quelle)

Neben dem Begriff der Krisenkommunikation existiert ebenso der der Risikokommunikation. Risikokommunikation bezieht sich auf die Zeit außerhalb einer Krise, in der ein bestimmtes Risiko für negative Entwicklungen besteht. Das BBK schreibt dazu: “Im Vorfeld vorhersehbarer Gefahren [...] dient eine intensivierte Risikokommunikation dazu, die Bevölkerung für bevorstehende Ereignisse zu sensibilisieren und Maßnahmen z.B. zur Warnung der Bevölkerung und zum Schutz der Bevölkerung vorzubereiten.” (Quelle)

Wenn man nun z. B. die Kommunikation innerhalb Deutschlands im Lauf der Corona-Pandemie betrachtet, lässt sich ein nahezu fließender Wechsel von einer zur anderen Kommunikationsart feststellen.  

Ein kurzer Schwenk zurück auf die Geschichte der Pandemie: Nachdem der erste Fall Ende 2019 auftrat, verbreitete sich das Virus ausgehend von Wuhan, China. Am 23. Januar 2020 gab die Weltgesundheitsorganisation WHO eine explizite Risikoeinschätzung ab: “WHO assesses the risk of this event to be very high in China, high at the regional level and high at the global level.” (Quelle) Diese wurde im Nachhinein noch korrigiert – in der ursprünglichen Fassung wurde das weltweite Risiko als “moderat” eingestuft. Die Risikoeinstufungen wurden am 28. Februar angehoben; am 11. März wurde Covid-19 als Pandemie eingestuft (Quelle). 

Der oben thematisierte Wechsel von der Risiko- zur Krisenkommunikation findet durch den Wechsel statt von einer noch abstrakten Bedrohung hin zu einer greifbaren Bedrohung mit Krankheits- und Todesfällen in geografischer Nähe. Während erst einmal vor dem Risiko der Pandemie gewarnt und Maßnahmen zur Prophylaxe empfohlen werden, bedeutet eine trotz aller Maßnahmen doch eingetretene Pandemie Folgendes: Es geht nicht mehr um Risikominimierung, sondern darum, durch Kommunikation Schäden an einem Schutzgut wie der Gesundheit der Bevölkerung möglichst klein zu halten.  

Wie sieht gelungene Krisenkommunikation aus?

Zielgruppenorientierung

Das übergeordnete Merkmal gelungener Krisenkommunikation ist, dass sie zielgruppengerecht ist. Dazu schreibt das Bundesministerium für Risikobewertung: Als zielgruppengerecht gilt Krisenkommunikation,

„wenn die Zielgruppe

  • über das gewählte Kommunikationsmedium erreicht wird,
  • motiviert werden kann, die Botschaft aufzunehmen,
  • die Botschaft richtig versteht und
  • entsprechend auf die Botschaft reagiert“

(Quelle: BfR, 2013: Ermittlung des Informationsstands, der Informationsbedürfnisse sowie der Risikowahrnehmung der Bevölkerung in Großschadenslagen für eine bedarfsgerechte Gestaltung der staatlichen Krisenkommunikation, S.33).

Zur Beantwortung der Frage, was Krisenkommunikation konkret erreichen soll, muss zwischen ihren verschiedenen Spielarten und Zielgruppen differenziert werden.

Ziele der internen Krisenkommunikation in Organisationen, Behörden und Unternehmen

Krisenkommunikation beginnt intern. Hier geht es darum, die Mitarbeiter*innen schnell, umfassend und transparent mit Informationen zu versorgen. Das ist vor allem enorm wichtig, weil damit zu rechnen ist, dass die Mitarbeiter*innen einer Institution sowohl privat als auch öffentlich als Informanten zur Krisensituation herangezogen werden. Wenn bereits hier umfassend und in einer Linie kommuniziert wird, spiegelt sich das auch positiv in der Außenkommunikation wider. (Quelle, S. 18)

Ziele der Krisenkommunikation zwischen Organisationen

Krisenkommunikation zwischen Organisationen soll laut BMI eine „One-Voice-Policy“ befolgen, also konsistent und „mit einer Stimme“ stattfinden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass auch die Kommunikation der Organisationen nach außen konsistent ist und Vertrauen sowie Glaubwürdigkeit ausstrahlt. (Quelle, S. 18) Krisenkommunikation ist darüber stark geprägt von organisatorischen Strukturen und Rollenzuweisungen:

„In der akuten Krise ist es notwendig, regelmäßige Abstimmungen vorzunehmen und frühzeitig belastbare und aussagekräftige Informationen bereitzustellen. Die Abstimmung von Maßnahmen, Sprachregelungen und Veröffentlichungen zwischen den Organisationen ist unentbehrlich." (Quelle, S. 19)

Ziele der externen Krisenkommunikation

Wie weiter oben schon durchklingt, wird gelungene externe Krisenkommunikation, die direkt auf die Öffentlichkeit abzielt, von Transparenz geprägt und soll Vertrauen sowie ein positives Behördenimage erzielen. (vgl. ebd.)

Medien sind laut BMI „bei der Recherche auf verlässliche Informationen der staatlichen Stellen angewiesen und können aus den Landespressegesetzen gegenüber Behörden ein Informationsrecht geltend machen.” (ebd.) Damit nehmen Sie eine kommunikative Sonderrolle ein und dienen als Wissensvermittler zwischen Behörden und Bevölkerung. Damit die Medien dieser Rolle gerecht werden können, muss Krisenkommunikation immer so gestaltet sein, dass sie von Medienvertretern verstanden wird und auch als wichtig und relevant anerkannt wird. (Quelle, S. 20)

In der direkten Krisenkommunikation mit Privatpersonen, also z. B. über Bürgertelefone, steht das Mitdenken von „historisch-politischen Hintergründen, biografischen, bildungsbezogenen und soziokulturellen Faktoren" (ebd.) im Vordergrund. Erfolgsfaktor für die Kommunikation ist hier Zugänglichkeit über Verständlichkeit. Auch das Vermitteln von konsistenten Inhalten ist wichtig, um Vertrauen in „den Staat“ als Ganzes aufzubauen und zu stärken. (vgl. ebd.)

Tone of Voice in der Krisenkommunikation

Sprachliche Merkmale 

Es gibt eine Reihe von sprachlichen Merkmalen, die von Wissenschaftler*innen und weiteren Expert*innen als maßgeblich für die Krisenkommunikation angesehen werden.  

  1.  Krisenkommunikation benötigt “relevante[n] und belastbare[n] Informationen. Informationen, die klar sind, die möglichst keine Interpretationsspielräume zulassen. Krisenkommunikation erfordert sachliche Schreibe.” (Quelle)

  2. Die BMI-Handreichung bezeichnet Folgendes als „Grundsätze der Risiko- und Krisenkommunikation: Offenheit, Transparenz, Glaubwürdigkeit/Konsistenz sowie Dialogorientierung.” (Quelle, S. 22)

  3. Ebenso rät sie: “Nutzen Sie eine einfache Sprache ohne Abkürzungen und Fachbegriffe” (Quelle, S. 37) sowie einen ” angemessenen sachlichen und klaren Sprachstil [...].” (Quelle, S. 13)

  4. In einer Krise kommt es mitunter zur Verkündigung tragischer Sachinhalte – diese erfordern laut Daniela Puttenat vor allem, dass “bedacht, mitfühlend und leise” kommuniziert werde. (Quelle: Puttenat, Daniela, 2019: Praxishandbuch Krisenkommunikation: Von Ackermann bis Zumwinkel: PR, S. 55)

  5. Puttenat weist ebenso darauf hin, dass Einheitlichkeit nach innen und außen ein wichtiger Bestandteil der Krisenkommunikation sei (vgl. ebd.). 

Diese kurze Zusammenstellung enthält eine Vielzahl von Beschreibungen für Sprache in der Krisenkommunikation – allerdings noch keine Angabe zur ganz konkreten sprachlichen Realisierung. 

Tone of Voice formalisieren 

Kommen wir nun zum so genannten Tone of Voice. Tone of Voice lässt sich am besten als Set von Eigenschaften beschreiben, die Sprache haben kann. Man denke an Adjektive wie „freundlich“, „förmlich“, „vertrauenserweckend“. Der Tone of Voice z. B. einer Behörde entsteht aus einem oder mehreren solcher Merkmale und deren Ausprägungen, die wie mit einem Mischpult abgestimmt werden können. 

Um eine bestimmte Tonalität, einen Tone of Voice, zu erreichen, gibt es verschiedene Ausdrucksmittel über die Sprache. Diese lassen sich durchaus formalisieren. Dies kann besonders gut durch den Aufbau einer Sprachregelung erreicht werden.  

Kommunikative Anforderungen („wie will ich klingen“) mit je einem Bündel passender Regeln vereinen. Die Abstufung der einzelnen Merkmale geschieht dann darüber, wie viele Regeln pro Bündel von Merkmalen umgesetzt werden. 

Bezogen auf die oben genannten Merkmale soll nun zum einen geprüft werden, ob diese auch auf einer nicht inhaltlichen Ebene, also durch den Stil der Sprache, realisiert werden können. Zum anderen soll auf Basis der Stil-Merkmale ein Mapping zwischen dem Merkmal und der sprachlichen Umsetzung erstellt werden. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die Regeln maschinell prüfbar sind oder ob sie lediglich als direkte Handreichung an die Kommunizierenden einsetzbar sind.

Merkmal 1: relevant

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: muss die expliziten und nicht ausgesprochenen Fragen der Zielgruppe beantworten
  • Stil: keine unnötigen Stilelemente wie Weichmacher

Merkmal 2: belastbar

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: nur geprüfte Fakten
  • Stil: keine Konstruktionen, die trotz korrekten Inhalten zu Missverständnissen führen können – dazu zählen alle stilistischen Konstruktionen, die zu Ambiguitäten führen können

Merkmal 3: klar (kommt zwei Mal vor)

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: „klar“ bezeichnet nur den Stil
  • Stil: keine vagen Ausdrucksweisen wie
    • „man“
    • Konjunktiv II: „hätte“, „könnte“, „sollte“ etc.
    • „beziehungsweise“ und „bzw.“
    • die meisten Passiv-Konstruktionen

Merkmal 4: keine Interpretationsspielräume

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: keine Mehrdeutigkeiten
  • Stil:
    • Konstruktionen vermeiden, die Ambiguitäten verursachen
      • Zu viele Präpositionalphrasen
      • Zu viele Bedeutungseinheiten
      • häufig: pronominale Wiederaufnahme
      • „es“ als Platzhalter
    • Auf Subjekt-Objekt-Stellung achten

Merkmal 5: sachlich

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: s. Merkmal 2
  • Stil: s. Merkmal 1 und 3

Merkmal 6: Offenheit, offen

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: keine Inhalte aus eigenem Interesse bewusst zurückhalten
  • Stil: Inhalte zugänglich und verständlich formulieren
    • Fremdwörter vermeiden, Fachwörter erklären
    • Möglichst kurze Sätze
    • Verbteile nah beieinander halten
    • etc.

Merkmal 7: Transparenz, transparent

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: s. Merkmal 6
  • Stil: s. Merkmal 6

Merkmal 8: Glaubwürdigkeit, glaubwürdig

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: nur geprüfte Fakten; Versprechen einhalten
  • Stil: s. Merkmal 6

Merkmal 9: Konsistenz, konsistent

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: keine widersprüchlichen Aussagen, keine unterschiedlich interpretierbaren Aussagen; Achtung bei der Kommunikation in verschiedenen Kanälen und mit unterschiedlichen Zielgruppen
  • Stil: den Stil konsequent verfolgen
  • Terminologie beachten!

Merkmal 10: einfach

Sprachliche Realisierung:

  • Inhalt: zielgruppengerechte Inhalte (z. B. Bevölkerung nicht mit medizinischen Sachinformationen zur Virusbehandlung belangen)
  • Stil: s. Merkmal 6

Merkmal 11: ohne Abkürzungen

Sprachliche Realisierung: s. Merkmal 6

Merkmal 12: ohne Fachbegriffe

Sprachliche Realisierung: s. Merkmal 6

Merkmal 13: bedacht

Sprachliche Realisierung:

  • Inhaltlich: situationsangemessene Inhalte (vage); hier sind in gewissem Maß auch nicht-sachliche, emotionale Mitteilungen angebracht
  •  Stil: Verzicht auf Superlative, Verzicht auf starke Verneinung

Merkmal 14: mitfühlend

Sprachliche Realisierung: s. Merkmal 13

Merkmal 15: leise

Sprachliche Realisierung: s. Merkmal 13

Merkmal 16: Einheitlichkeit, einheitlich

Sprachliche Realisierung: s. Merkmal 9

Um nun den herausgearbeiteten sprachlichen Merkmalsrealisierungen Schreibregeln zuzuordnen, werden die Merkmale mit übereinstimmender Realisierung gruppiert und zusammengefasst:

  1. Relevant, sachlich
  2. Belastbar, keine Interpretationsspielräume, klar
  3. offen, transparent, glaubwürdig, einfach, ohne Abkürzungen, ohne Fachbegriffe
  4. konsistent, einheitlich
  5. bedacht, mitfühlend, leise

Aus den fünf Gruppen lassen sich fünf allgemeine Maximen der Krisenkommunikation ableiten und passende Schreibregeln zuordnen. Das Ergebnis: ein Basis-Redaktionsleitfaden für die Krisenkommunikation.

Beispielhafter Redaktionsleitfaden

Hier wird nur eine Auswahl von Schreibregeln gezeigt. Es sind viele weitere Schreibregeln pro Maxime denkbar.

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Warum Terminologie gerade in schweren Zeiten so wichtig ist

Eine einheitlich verwendete Terminologie bringt viele Vorteile mit sich. Im Leben jenseits der Krise haben dies vor allem Unternehmen für sich erkannt, die z. B. durch einheitliche Produktbezeichnungen Markenkonformität darstellen und damit das Vertrauen der Kund*innen in ihre Marke aufbauen.

In Krisenzeiten gewinnt das Thema Terminologie mitunter Brisanz, wenn es um Krisenkommunikation und Medienberichte über die Krise geht.

Zur Verdeutlichung hier ein Zitat aus dem Abschnitt „Mundschutz“ des Texts „Covid-19: Hygiene- und andere Schutzmaßnahmen“ der „Lungenärzte im Netz“ (Quelle):

„Nach Angaben des RKI gibt es keine hinreichenden Belege dafür, dass das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes das Risiko einer Ansteckung für eine gesunde Person, die ihn trägt, tatsächlich verringert. Nach Angaben der WHO könne das Tragen einer Maske in Situationen, in denen dies nicht empfohlen ist, auch ein falsches Sicherheitsgefühl erzeugen. Das könne dazu führen, dass zentrale Hygienemaßnamen wie eine gute Händehygiene vernachlässigt werden.

Dennoch versuchen viele Menschen sich gegen Krankheiten, die vor allen Dingen durch Tröpfchen übertragen werden - zum Beispiel bei lautem Sprechen, Rufen oder Husten innerhalb von zwei Metern Abstand - sich durch Tragen einer Atemschutzmaske zu schützen.

Atemschutzmasken haben eigentlich den Zweck, die Mitmenschen davor zu schützen sich anzustecken, wenn der Träger eine Infektion hat. Sogenannte chirurgische Gesichtsmasken sollen dafür sorgen, dass aus dem Atemtrakt von Chirurgen keine möglicherweise infektiösen Tröpfchen in das Operationsgebiet gelangen. Insofern mache es Sinn, zum Beispiel als Grippekranker eine Maske zum Schutz anderer Menschen zu tragen. „Wenn es darum geht, zu vermeiden, dass ein infizierter Patient andere Menschen ansteckt, darf dessen Atemschutzmaske allerdings keine Ventile enthalten“, betont Prof. Köhler. Auch sollte der Träger darauf achten, dass der Mundschutz korrekt sitzt, damit Erreger nicht seitlich eindringen können. Und je nachdem, wie viel man spricht und wie feucht der Mundschutz wird, sollte man ihn mindestens zwei bis dreimal täglich wechseln.“

Zusammenfassend werden in zwei Absätzen zum Thema „Mundschutz“ folgende Benennungen verwendet:

  • Mund-Nasen-Schutz
  • Maske 2x
  • Atemschutzmaske 3x
  • Chirurgische Gesichtsmaske
  • Mundschutz 3x (inkl. Überschrift)

Ein Mund-Nasen-Schutz schützt das Umfeld vor dem Aerosol des Trägers – eine Atemschutzmaske hingegen schützt den Träger. Je nach Schutzklasse vor verschiedenen Substanzen (Quelle). Da beide Benennungen im Beispieltext synonym verwendet werden, ist anzunehmen, dass dem Schreibenden eine Begriffsverwechslung untergekommen ist. Die Varianten „Mundschutz“ und „chirurgische Gesichtsmaske“ bezeichnen beide einen Mund-Nasen-Schutz. „Maske“ stellt hingegen ein Hyperonym, also einen Oberbegriff dar, der sich meist auf Atemschutzmasken bezieht, allerdings im Sprachgebrauch des Öfteren generisch für „Schutzkleidung für die untere Gesichtshälfte“ verwendet wird.

Es entsteht ein terminologisches Chaos. Dies kann drastische Folgen haben, wenn Menschen z. B. Schutzkleidung für die untere Gesichtshälfte besorgen, um sich selbst zu schützen, dann aber zu Varianten greifen, die ausschließlich zum Schutz Anderer durch Aufhalten des eigenen Aerosols taugen. Auch auf emotionaler Ebene hat inkonsistent verwendete Terminologie eine negative Wirkung, da sie bewusst oder unbewusst für Verwirrung sorgt und damit die Lesenden verunsichern kann.

Korrekt und konsistent verwendete Terminologie hingegen schafft Stetigkeit und darüber hinaus Vertrauen, strahlt Kompetenz aus und beugt gefährlichen Missverständnissen vor. Daher sollte sie in der Krisenkommunikation und allgemein der Kommunikation über Krisen und kritische Themen als ein sehr wichtiges Thema wahrgenommen werden.

Autorenunterstützung als Helfer

Zwischenfazit: Tone of Voice ist ein entscheidender Faktor der Krisenkommunikation. Es ist nicht nur wichtig, was geschrieben wird, sondern auch, wie geschrieben wird. Daneben darf auch das korrekte und konsistente Verwenden von Terminologie nicht vergessen werden.

Sie haben sicherlich eine Vorstellung, wie Ihre Texte klingen sollen. Vielleicht haben Sie auch schon für sich einen Regelplan zusammengestellt oder relevante Terme notiert, und wie Sie diese verwenden wollen. Die Hürde, vor der Sie nun stehen, ist die konkrete Umsetzung, denn es kostet Zeit und Übung, regelbasiert und mit einer festgelegten Terminologie zu schreiben.

Allerdings gilt das nur, wenn Sie oder Ihre Redaktion als menschliche „Einzelkämpfer“ schreiben, lediglich von Redaktionsleitfäden oder Terminologie-Listen unterstützt. Hier wird der Schreibprozess von Recherche und dem Reflektieren des eigenen Stils durchbrochen. Um dies zu umgehen, können moderne Softwarelösungen aus dem Bereich der maschinellen Sprachverarbeitung eingesetzt werden.

Den Tone of Voice prüfen

Um den gewünschten Tone of Voice eines Texts zu erzielen, lassen sich über die Zwischenschritte „Wie will ich klingen?“ – „Welche Merkmale hat ein Text, der so klingt?“ passende Regeln finden. Die Abstufung der einzelnen Merkmale geschieht dann darüber, wie viele Regeln pro „Merkmalsbündel“ umgesetzt werden.

Linguistisch basierte Software kann solche Regeln, die sich auf Tone of Voice beziehen, formalisiert prüfen.

Beispiel

Ein Parameter des Tone of Voice kann z. B. „Offenheit“ sein. Um in Krisenzeiten offen zu kommunizieren, ist es zentral, so zu kommunizieren, dass man möglichst von allen Menschen verstanden wird. Dies sendet das unterbewusste Signal aus „mir ist es wichtig, dass ihr alle versteht, was ich mitteile“. Nachdem nun also dem Parameter „Offenheit“ das Merkmal „verständlich“ zugeordnet wurde, folgt das Zusammentragen von Regeln, die für Textverständlichkeit sorgen.

Exemplarisch sei hier „Nennen Sie die Bedingung vor der Tätigkeit“ genannt. Linguistisch basierte Software zur Autorenunterstützung findet direkt beim Schreiben potenzielle Regelverstöße. Die Regelverstöße meldet die Software dem Schreibenden mit Anweisung, Erklärung und Schreibbeispiel zurück. Im Screenshot ist die Meldung als gelbes Feld im Fenster für Sprachprüfung zu sehen – ein Klick darauf markiert den potenziellen Regelverstoß im Text:

Wenn der Schreibende die Textstelle korrigiert hat, verschwindet die Meldung, so können alle Meldungen abgearbeitet werden. Darüber, wie gut der Text Ihren Tone of Voice widerspiegelt, und ob er in Hinblick auf Terminologie, Rechtschreibung und Grammatik gut ist, gibt das Rating in der oberen rechten Ecke des Fensters für Sprachprüfung Auskunft. Das macht das Lektorat durch andere Menschen nicht unnötig, denn keine Software der Welt hat menschliches Weltwissen. Eine Entlastung, um sich beim Schreiben voll auf den Inhalt konzentrieren zu können, ist es allemal.

Terminologie richtig verwenden – mit Unterstützung

Es ist auf jeden Fall möglich, korrekte und konsistente Terminologie zu verwenden, ohne dafür auf maschinelle Unterstützung zurückzugreifen. Manuelle Terminologierecherche kostet Zeit und durchbricht immer wieder den Schreibprozess. Daher ist es auch hier sinnvoll, sich maschinelle Unterstützung zuzulegen. Eine moderne, linguistisch basierte Terminologieprüfung erkennt falsch oder inkonsistent verwendete Wörter und meldet sie Ihnen direkt mit Korrekturvorschlägen zurück. Außerdem haben Sie, wenn Sie z. B. den Congree Authoring Server verwenden, direkt beim Schreiben auf eine Funktion zur Terminologierecherche zurückzugreifen.

In turbulenten Zeiten kein „Klotz am Bein“

Besonders in Krisenzeiten, in denen effiziente Arbeit besonders wichtig ist, um tagesaktuell und flexibel arbeiten zu können, ist eins wichtig: Software darf den Schreibenden kein „Klotz am Bein“ sein.

Daher muss Benutzerfreundlichkeit ganz oben stehen.

Am Beispiel Congree: Schreibende können selbst entscheiden, wann sie auf die Software zurückgreifen. Entweder arbeitet sie als Gatekeeper im Hintergrund und prüft vor der Veröffentlichung, ob es gravierende Mängel gibt und wie diese verbessert werden können. Alternativ kann die Autorenunterstützung in Echtzeit genutzt werden, um bereits während des Schreibens Fehler auszumerzen.

Es ist möglich, für unterschiedliche Abteilungen oder Arbeitsgruppen innerhalb einer Institution verschiedene Regelsätze zu implementieren, um den spezifischen Besonderheiten gerecht zu werden.

Die Freiheiten der Schreibenden bleiben erhalten. Alle Korrekturvorschläge, die die Software ausgibt, können entweder durch einen Mausklick oder manuell in den Text eingearbeitet werden. Korrekturvorschläge lassen sich aber auch verwerfen, wenn der Schreibende sie für unangemessen hält.

Fazit

Der Tone of Voice, also die Tonalität eines Texts, bestimmt, wie Sie als Kommunizierender wahrgenommen werden. Die Einhaltung von sinnvollen Schreibregeln sorgt dafür, dass Sie konsistent „mit einer Stimme“ schreiben – auch über Teamgrenzen hinaus. Korrekt und konsistent verwendete Terminologie beugt Missverständnissen vor und vermittelt Kontinuität und Vertrauen.

Das alles sind Aspekte, die die Qualität Ihrer Krisenkommunikation positiv beeinflussen. Es lohnt sich, hierbei auf maschinelle Unterstützung zu setzen. So können Sie Stil und Terminologie optimieren, während Sie sich voll auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Inhalte und die Menschen, für die sie bestimmt sind.

 

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Erfahren Sie mehr in unserem Blog-Beitrag: Wie Sie Krisenkommunikation mit linguistischer Intelligenz optimieren

 

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